Het idee voor standaard rapportages
Een paar jaar geleden stapte ik, onbekend met de branche, een woningbouwcorporatie binnen om daar de informatievoorziening te professionaliseren. Door mijn onbekendheid met de branche stelde ik vragen die niemand meer vroeg en was oprecht verbaasd over zaken waar binnen de corporatie niemand zich meer over verbaasde. Dit resulteerde in een zeer succesvol project: de met veel moeite elke maand weer samengestelde maandrapportage werd real time; elke dag overzicht!
Door afdeling overstijgend te discussiëren over; 1) wat er precies in die rapporten moest staan, 2) waar in de dagelijkse praktijk op gestuurd wordt en 3) wat de informatiebehoefte was van management, ontstonden rapportages met consensus die alle lagen van de organisatie verbond.
De mens, de organisatie en de techniek in synergie brengen met elkaar is niet eenvoudig; er moet aan ‘alle knoppen tegelijk gedraaid worden’. Om dit proces voor een deel te vereenvoudigen is het idee ontstaan om standaardrapportages te ontwikkelen.
De ontwikkeling van standaardrapportages
Samen met CNS hebben we rapportages voor de primaire processen ontwikkeld. Daarmee kan een woningcorporatie het functionele ontwerpproces (welke informatie heb ik nodig om mijn processen te kunnen besturen) EN het bouwen van dit ontwerp overslaan.
Daarnaast is er inspraak in het door ontwikkelen van standaardrapportages, door deel te nemen aan de gebruikersgroepen. In co-creatie sessies levert deze groep input om resterende en nieuwe wensen te vertalen naar de rapportages. Daarmee worden rapporten verder geoptimaliseerd en blijven actueel.
Omdat de standaardrapporten gebruik maken van het datawarehouse van CNS is ook de dataontsluiting standaard en dit verkort de implementatieperiode en voorkomt problemen.
De voordelen van standaard
Uiteraard zijn er verschillen tussen corporaties, iedere corporatie kent zijn specifieke kenmerken en ook een eigen manier van besturen, met eigen doelstellingen. Maar er is ook een duidelijke rode draad, want heeft niet iedere corporatie met het verhuren en onderhouden van woningen te maken? En doen ze het niet allemaal voor de huurder, de klant? Daarnaast is de externe verantwoording voor iedereen gelijk.
De standaardrapportages helpen om de primaire processen te monitoren en verder te verbeteren en zijn voor iedere corporatie bruikbaar. De informatievoorziening wordt zo volledig gedigitaliseerd, geautomatiseerd en gestructureerd. Dit leidt tot verbeterd en actueler inzicht met ECHTE resultaten:
- lagere leegstand door kortere doorlooptijd van verhuringen
- kwalitatief goed onderhoud omdat je de juiste ingrepen doet
- lagere debiteurenstand door gerichte aanpak van doelgroepen
Maar bovenal leidt een betere grip op de processen tot meer rust en minder behoefte aan controle. Kortom, een blijere organisatie! waar de focus weer kan komen op het realiseren van doelen.
Implementatie
De standaardrapporten zijn niet volledig plug & play. Dit komt omdat de implementatie afhankelijk is van de proces volwassenheid van de woningcorporatie en de kwaliteit en structuur van de data. Maar ook de bereidheid om oude rapportages en Excel draaitabellen los te laten en te wennen aan de transparantie en kansen die de rapportages bieden zijn een belangrijk onderdeel van succesvol gebruik van de rapportages.
Standaardrapportages kunnen veel verandering teweegbrengen die goed gefaciliteerd moet worden. Een frisse blik van buiten kan daarbij goed helpen en daarbij ben ik u graag van dienst. Mijn aanpak is hands-on en concreet implementeren met aandacht voor het weer ‘misbaar’ maken van mijzelf. De organisatie moet het immers zelf doen! Het is enorm vervullend om een mensen in een organisatie te zien opleven door de rust die ‘grip op de zaak’ geeft!